一、学院各部门工作人员工作需要，可直接查阅本部门归档的档案；查阅涉密和限制使用的档案，由申请调档人填写《保密档案查、查阅审批单》，经申请调档部门负责人和档案馆馆长批准，方可查阅。

二、档案一般不外借。学院工作人员确因本部门工作需要借出档案室，必须严格履行档案的借阅手续，利用者对所借阅档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不得携带公出，探亲访友，出入公共场所；归还档案时，要当面点清并予以注销。

三、学院工作人员必须借出、摘抄、复制非本部门归档的涉密及控制使用的档案时，须经本部门负责人、归档部门负责人、档案馆馆长批准，涉及重大问题或重要秘密的档案，须经主管校长批准；档案利用者对档案内容要负责保密。

四、校外单位及个人利用学院开放档案时，须持本人身份证或介绍信。对外部门及个人，学院档案一律不外借。

五、档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管；借阅案卷时严禁吸烟、拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注、私自摘抄、拍照等，保证档案的安全、完整、洁净；如发现上述情况发生，要追究其责任，严肃处理。

六、复制档案，一律由档案馆负责办理，并按规定合理收费；档案的摘抄、复制件须经档案工作人员核对，加盖档案馆印章，方能生效。

七、借出的档案必须在三天内归还，归还中如发现有转借、损坏、丢失等情况，应视情节及造成的后果，依据《档案法》等有关规定予以处理。