为进一步加强学院档案综合管理，促进档案工作业务建设，提高归档案卷质量，更好地为学院教学、科研和党政工

服务，特制定本制度。

一、归档范围

凡记述反映本院职能活动的，对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录材料均列入归档范围（详见《潍坊职业学院档案归档范围和保管期限表》）。

二、归档要求

（一）凡归档的文件材料都必须做到书写打印规范，字迹清晰，底稿严禁用铅笔、彩笔、圆珠笔书写，不能用复写纸复写。

（二）归档文件材料必须完整、准确、系统，必须层次分明、分类、组卷合理、符合形成规律、保持历史联系，必须编排、抄写正确。标题简明确切，装订牢固美观符合规定要求。

（三）学院实行档案材料形成部门立卷制度。各部门的兼职档案员负责本部门形成的各种档案材料的收集、保管、整理立卷、归档工作。全院综合性的党政管理文件材料由办公室负责立卷归档，其他部门分工负责相应门类档案材料的立卷归档工作。

（四）各部门兼职档案员根据归档范围和要求，先行对本部门的档案进行整理组卷、编排页号或件号，经档案馆检查后，再打印卷内目录、装订并移交。档案全宗号、目录号、案卷号等由档案馆统一编号，统一管理。

（五）各部门在规定的时间向档案馆移交档案，双方填写档案移交目录一式二份，履行签字盖章手续，各执一份存查。

三、归档时间

1、党群、行政类档案：由办公室、组织人事处、宣传统战处、纪委监案审计处、工会、团委、国际交流与合作处、后勤服务处、安全保卫处、图书馆等部门立卷，于次学年6月份以前移交档案馆。

2、学生、教学类档案:由学生工作处、招生就业处、教务处、继续教育部、各系（部）等部门立卷，于次学年寒假前移交档案馆。学生学籍表（卡）于毕业生毕业两个月后整理向档案馆移交（成人教育教学档案归档时间同上）。

3、科研、出版物类档案：由科技处和课题（项目）组立卷，研究课题在鉴定验收后两个月内，由课题（项目）组立卷，由科技处收集并向档案馆移交；暂不申报或中断、停止的研究的课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档移交。出版物档案，于次学年6月底前立卷并移交档案馆。

4、产品生产与科技开发类档案：由我院自行研制、试制产品部门，在产品定型鉴定（或验收）后两个月内立卷归档。并向档案馆移交；因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内，完成立卷归档工作；管理性材料，应在次学年六月底前完成归档移交任务。

5、基建档案：由后勤服务处、滨海校区建设办公室在工程竣工、项目鉴定后两个月内按基建档案要求和规定立卷归档，移交档案馆。

6、仪器设备档案：由资产管理处及有关部门将学院购进的精密、贵重、稀缺仪器设备（5万元以上）的全套随机技术文件，以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料，按要求整理好，于次学年6月份以前移交档案馆。

7、财会档案：当年形成的会计材料，财务处应于次年第一季度内整理组卷，可暂由财务处保管3年，期满后的次年6月底前，由财务处兼职档案员向档案馆办理移交手续。

8、声像、实物、电子档案材料归档规范另行规定。